Statuts

Article 1.        Dénomination

Il est fondé entre les Membres Fondateurs aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 septembre 1901, ayant pour titre : Association pour la promotion des Échanges normalisés de Données Informatisées de Propriété Intellectuelle, en anglais « the Association for IP Data Exchange Standards », en abrégé « EDIPI ».

Article 2.        Siège Social

Le siège de l’Association est au domicile professionnel du Trésorier.

Il pourra être transféré par simple décision du Comité de l’Association.

Article 3.        Objet

Cette Association a pour objet :

1. La promotion des échanges entre les acteurs de la Propriété Intellectuelle de données informatisées relatives à la Propriété Intellectuelle, ci-après les Échanges ;

2. La promotion de l’harmonisation de ces Échanges, notamment par la promotion de la norme NF X50-276 et de ses publications futures ;

3. La promotion et la communication relatifs à ces Échanges ;

4. Le recueil et la diffusion parmi ses membres de toutes informations utiles touchant au domaine de ces Échanges ;

5. La mise en relation des spécialistes en harmonisation des Échanges ;

6. L’émission et le suivi de tous vœux, motions ou suggestions dans le domaine de ces Échanges auprès des acteurs et autorités concernés, notamment les organismes de normalisation ;

7. L’appui d’initiatives concernant le support technique et les implémentations de ces Échanges, en particulier celles de la norme NF X50-276 ;

8. L’étude des problèmes relatifs à ces Échanges et les questions connexes, la mise en place ou la participation à des actions de formation ou de perfectionnement ou visant à promouvoir ces Échanges ;

9. Le rayonnement à l’international de ces Échanges ;

10. Et plus généralement toutes opérations industrielles, commerciales ou financières, mobilières ou immobilières, pouvant se rattacher directement ou indirectement à l’objet social ou susceptibles d’en faciliter l’extension ou le développement.

Article 4.        Durée

La durée de l’Association est illimitée.

Membres

Article 5.        Qualité de Membre

L’Association comprend des Membres Fondateurs, des Membres Adhérents, et des Membres d’Honneur.

Leur nombre n’est pas limité.

Article 6.        Membres Adhérents

Peut faire partie de l’Association, à titre de Membre Adhérent, toute personne morale ou personne physique acteur de la Propriété Intellectuelle, notamment au sens de la norme NF X50-276 sur les Échanges de données informatisées relatives à la Propriété Intellectuelle, à savoir :

• Les titulaires de droits de PI, leurs représentants ou leurs ayants-droits ;

• Les offices ;

• Les mandataires (Conseils en Propriété Industrielle, Mandataires agréés près l’Office Européen des Brevets et/ou Mandataires agréés près l’Office de l’Union Européenne pour la Propriété Intellectuelle, Avocats) ;

• Les prestataires (payeurs d’annuités, support administratif, éditeurs de logiciel, etc.) ;

• Toute association professionnelle dont l’objet est relatif à la propriété intellectuelle et/ou au traitement de données informatiques, et ;

• Toute personne intéressée par les Échanges.

Le candidat doit faire sa demande d’adhésion au Président de l’association. Cette demande doit comporter l’adhésion expresse du candidat aux statuts de l’Association, ainsi qu’aux éventuels documents régissant son fonctionnement.

Le Président transmet cette demande au Comité pour examen et décision de la suite à donner à la demande d’adhésion. Le Comité doit ensuite examiner et prendre une décision sur cette demande dans un délai de quatre (04) mois maximum à compter de la date de la demande d’adhésion. Pour être admis, le candidat doit réunir les trois quarts (3/4) des voix exprimées par les membres du Comité. La décision, qui n’est susceptible d’aucun recours, est notifiée au demandeur. A défaut de décision dans ce délai la demande d’adhésion est réputée acceptée.

Une personne morale Membre Adhérent doit désigner une personne physique pour la représenter au sein de l’Association. Cette personne physique peut elle-même se faire représenter par une autre personne salariée ou dirigeante de la personne morale Membre Adhérent.

Quelles que soient les modalités de représentation, un Membre Adhérent ne dispose que d’une seule voix.

Article 7.        Membres Fondateurs

Les Membres Fondateurs sont les membres dont la liste est annexée aux présents statuts.

Les Membres Fondateurs à jour de leur cotisation sont considérés pour l’application des dispositions des présents statuts comme des Membres Adhérents.

Article 8.        Membres d’Honneur

La qualité de Membre d’Honneur de l’Association peut être conférée à toute personne par l’Assemblée Générale à la majorité d’au moins les deux tiers (2/3), sur la proposition du Comité.

Article 9.        Démission radiation d’un Membre

La qualité de membre de l’Association se perd :

• Par démission ;

• Par décès, liquidation ou dissolution ;

• Par dissolution ou liquidation de la personne morale ;

• Par radiation prononcée par le Comité pour non-paiement de la cotisation après relances d’usage, ou pour infraction grave aux statuts de l’Association ainsi qu’aux éventuels documents régissant son fonctionnement.

Article 10.      Budget et cotisation

Chacun des Membres Adhérents doit verser une cotisation annuelle pour l’année civile en cours.

Un budget prévisionnel, ainsi que les modalités de calcul des cotisations pour l’année suivante, sont fixés chaque année par l’Assemblée Générale Ordinaire, sur proposition du Comité.

Le montant de la cotisation peut varier selon la qualité du membre.

La qualité de Membre Fondateur ne dispense pas du versement de la cotisation annuelle à l’Association.

Les Membres d’Honneur sont dispensés de toute cotisation.

Le Trésorier appelle les cotisations une fois par an, à partir du 1^er janvier. Ces cotisations sont payables entre ses mains dans les trois (03) mois qui suivent l’appel à cotisation. La cotisation des nouveaux membres est payable dans le mois de l’admission pour l’année courante.

Le produit des cotisations est affecté au paiement des dépenses approuvées par le Comité ou le Bureau.

Aucun remboursement de cotisation versée ne sera effectué en cas de démission ou de radiation.

Administration de l’association

Article 11.      Organes de l’Association

Les organes de l’Association sont le Bureau, le Comité, les Assemblées Générales, les Commissions.

L’Association est administrée par le Bureau sous le contrôle du Comité.

Bureau

Article 12.      Composition du Bureau

Le Bureau de l’Association comprend :

• Un président ou une présidente, ci-après nommé « Président » ;

• Un secrétaire ou une secrétaire, ci-après nommé « Secrétaire » ;

• Un trésorier ou une trésorière, ci-après nommé « Trésorier » ;

Et éventuellement :

• Un vice-président ou une vice-présidente, ci-après nommé « Vice-président », et ;

• Un secrétaire-adjoint ou une secrétaire-adjointe, ci-après nommé « Secrétaire-adjoint ».

Le Bureau comportera obligatoirement un vice-président et un secrétaire-adjoint si l’Association comporte plus de cinquante (50) membres.

Les membres du Bureau sont élus pour deux (02) ans par le Comité parmi ses membres. Ils sont rééligibles. Leur élection a lieu dans les conditions prévues à l’Article 15.

Article 13.      Attributions du Bureau

Le Bureau est chargé d’exécuter les décisions du Comité devant lequel il est responsable. Il se réunit, sur convocation du Président, toutes les fois que cela est nécessaire. Il convoque le Comité.

Article 14.      Fonctionnement du Bureau

Le Président représente et engage juridiquement l’Association vis-à-vis des tiers, dans tous les actes de la vie civile. Il peut déléguer ses pouvoirs aux autres membres du Bureau.

Il préside le Bureau, le Comité, les réunions et les Assemblées Générales. Il doit être convoqué aux séances des différentes Commissions, mais il ne les préside pas.

Le Président peut être remplacé dans le cadre des délégations qu’il aura données, en cas d’empêchement et chaque fois qu’il l’estimera nécessaire.

Le Secrétaire est chargé de la correspondance. Il tient les archives du Bureau. Il rédige et communique aux membres du Comité les procès-verbaux des séances du Comité. Sur décision du Comité, tout ou partie des procès-verbaux peut être mis à disposition ou communiqué aux Membres de l’Association. Le Secrétaire rédige et communique aux Membres les procès-verbaux des Assemblées Générales.

Il est notamment en charge des outils de communication de l’Association (par exemple, le site internet et les réseaux sociaux). Il peut être assisté dans ses fonctions par le Secrétaire-adjoint ou par un autre membre du Comité qu’il aura préalablement sollicité.

Le Trésorier centralise les recettes et règle les dépenses sur visa du Président. Il donne quittance au nom de l’Association. Il est tenu de présenter la situation de la caisse et du portefeuille à toute demande du Président, de préparer et présenter le budget annuel de l’Association et de soumettre, chaque année, les comptes au Comité, l’exercice financier s’étendant du 1er janvier au 31 décembre.

Si, par suite d’une absence prolongée ou pour toute autre raison, une vacance vient à se produire parmi les membres du Bureau autres que le Président, le Comité pourvoit au remplacement du titulaire du poste vacant, selon les modalités d’attribution du poste vacant.

En cas de décès ou de démission du Président de l’Association, la présidence par intérim est assurée, pour une durée maximum de trois (03) mois à compter de la date du décès ou de la démission du Président, par le Vice-président. En l’absence de Vice-président, un Président par intérim est désigné parmi les membres du Bureau selon les modalités de remplacement du Président absent prévues à l’Article 17.

Dans ce délai de trois (03) mois, le Comité réélit un Président parmi ses membres pour la durée restante du mandat en cours ou, en l’absence de candidat parmi les membres du Comité, convoque une Assemblée Générale Extraordinaire pour élire un nouveau Comité pour un nouveau mandat selon les dispositions de l’Article 15.

Comité

Article 15.      Composition du Comité

Le Comité est élu par l’Assemblée Générale pour deux (02) ans. Les modalités du scrutin sont exposées à l’Article 19.

Le premier Comité est composé de Membres Fondateurs.

Le nombre des membres du Comité est fixé au minimum à dix (10), mais il peut être modifié par une Assemblée Générale Ordinaire, sans pouvoir excéder quinze (15).

Le Comité peut comprendre en outre des membres suppléants. Ces membres suppléants, au nombre de cinq (05), sont appelés à remplacer des Membres décédés, dissous ou liquidés, démissionnaires ou radiés.

Le Bureau prend acte du remplacement, le choix parmi les membres suppléants étant fait à l’ancienneté.

Le mandat de ces nouveaux membres a la même durée que le mandat restant à courir de ceux qu’ils remplacent.

Article 16.      Attributions du Comité

Le Comité a les pouvoirs les plus étendus, sous réserve des dispositions des présents statuts et des autres documents relatifs au fonctionnement de l’Association au sens du présent article.

Il élit les membres du Bureau en son sein par scrutin Condorcet, en réalisant un scrutin par poste. Pour être élu à un poste du Bureau, il faut avoir été candidat à ce poste.

Il peut destituer un membre du Comité ou du Bureau dans l’exécution de son mandat. Pour destituer un membre, les trois quarts (3/4) des voix exprimées par les membres du Comité, ou par les autres membres du Comité si un membre du Comité est visé par une destitution, doivent être réunies. Les votes concernant les destitutions ont lieu au scrutin secret. Le Comité peut également destituer un membre du Bureau en cas de faute grave dans l’exécution de son mandat.

Ses décisions engagent l’Association. Il contrôle les comptes et ordonne les dépenses exceptionnelles. Il interprète les statuts en cas de difficulté. Il établit les documents relatifs au fonctionnement de l’Association.

Il nomme les Commissions et établit et contrôle leur feuille de route.

Article 17.      Fonctionnement du Comité

En cas d’absence simultanée du Président et du Vice-Président à une séance, la présidence est donnée au membre présent du Comité le plus ancien dans l’Association, puis en âge.

Le Comité se réunit, sur convocation du Bureau, au moins trois (03) fois par an.

Lorsque plus de la moitié des membres du Comité en adresse la demande au Président, la convocation du Comité est obligatoire dans un délai maximal d’un (01) mois.

Le Comité ne peut délibérer valablement que si plus de la moitié de ses membres sont présents. Tous les votes ont lieu à la majorité absolue des membres présents ; pour les votes à main levée, la voix du Président est prépondérante. Le vote par correspondance ou par procuration n’est pas admis. La télé-présence vaut présence.

Le scrutin secret peut toujours être demandé par un membre dans les quarante-huit (48) heures suivant la communication de l’ordre du jour. Le Secrétaire avisera les membres sans délai de cette demande. Seuls les membres physiquement présents pourront participer au scrutin secret, sauf si des moyens électroniques dédiés permettent de préserver le secret d’un vote à distance.

Le droit de vote au sein du Comité est organisé conformément aux dispositions de l’Article 18c) des présents statuts.

Dans le cas de vacance de plus de la moitié des postes du Comité, le Bureau convoque, dans un délai maximum de trois (03) mois à compter de la date de la dernière vacance constatée, une Assemblée Générale Extraordinaire pour élire un nouveau Comité pour un nouveau mandat selon les dispositions de l’Article 15.

Assemblées Générales – Réunions

Article 18.      Dispositions communes aux Assemblées Générales

a) Membres

Tous les Membres de l’Association sont invités à l’Assemblée Générale.

b) Convocation

Le Président convoque l’Assemblée Générale. La convocation doit être adressée quinze jours au moins avant la date fixée et indiquer l’ordre du jour fixé par le Comité.

Aucune question ne peut être soumise au vote, traitée ou discutée, si elle ne figure pas à l’ordre du jour reproduit sur les convocations.

c) Droit de vote

Seuls ont droit de vote les Membres Adhérents à jour de leur cotisation pour l’année passée.

Le vote est possible par tout moyen permettant d’identifier que le votant est bien un Membre Adhérent, y compris le vote par voie électronique ou par correspondance.

Les procurations sont admises, dans la limite de deux (02) procurations par Membre présent.

d) Quorum

Pour délibérer valablement, la participation de la moitié au moins des Membres Adhérents à jour de leur cotisation est exigée.

Si le quorum n’est pas réuni, une seconde Assemblée sera convoquée dans le mois (01) suivant et pourra délibérer valablement quel que soit le nombre de Membres présents ou représentés.

Article 19.      Règles de majorité et mode de scrutin

a) Élection des membres du Comité

Les votes concernant les élections ont lieu au scrutin secret de type Condorcet, en réalisant un scrutin par candidat. Chaque votant dépose dans l’urne un bulletin comportant la liste de tous les candidats, chaque candidat de la liste est associé à une marque indiquant si le votant souhaite lui accorder sa voix. Le score d’un candidat est le nombre de marques associé à son nom pour tous les bulletins. Un bulletin ne peut pas comporter moins de marques que de membres à élire à peine de nullité. Les élus sont ceux ayant obtenu les scores les plus élevés. En cas d’égalité, en cas de non-désistement, l’élu ou les élus seront désignés par tirage au sort.

Un Membre adhérent ne peut désigner qu’un seul candidat à l’élection des Membres du Comité.

Sont considérés comme suppléants les candidats non élus, dans l’ordre de leur score.

b) Modification des statuts

La décision de modification des statuts par l’Assemblée ne peut être valablement prise qu’à la majorité d’au moins les deux tiers des Membres Adhérents présents ou représentés.

c) Dissolution de l’Association

La dissolution de l’association ne peut être votée qu’à la majorité d’au moins les deux tiers des Membres Adhérents présents ou représentés.

d) Autres délibérations

Les autres délibérations de l’Assemblée Générale sont prises à main levée à la majorité absolue des voix exprimées. Le scrutin secret peut être demandé soit par le Comité, soit par le tiers des Membres présents.

Article 20.      Assemblée Générale Ordinaire

L’Assemblée Générale Ordinaire se réunit chaque année en début d’exercice et au plus tard le 30 juin suivant les règles exposées à l’Article 18 et à l’Article 19.

Le Président préside l’Assemblée, assisté des membres du Bureau ou du Comité et y expose le compte rendu d’activité et le rapport moral ou projet d’activités. Le Trésorier y fait le compte rendu de gestion de l’année écoulée et y présente le projet de budget.

Ces documents sont soumis à discussion et à vote.

Article 21.      Règles spécifiques à l’Assemblée Générale Extraordinaire

Le Président peut convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire conformément aux dispositions des Article 18 et Article 19, notamment dans les cas prévus à l’Article 14, à l’Article 17 et à l’Article 25, ou sur demande au moins du tiers des Membres Adhérents à jour de leur cotisation.

Article 22.      Réunions de l’Association

Le Comité convoque les membres de l’Association :

1. En des réunions de Membres Adhérents, auxquelles le Comité peut inviter d’autres personnes ;

2. En des réunions plénières comprenant toutes les catégories de Membres et les personnes que le Comité désire inviter.

Les réunions n’émettent que des propositions qui sont renvoyées à l’examen et à la décision éventuelle du Comité.

Commissions

Article 23.      Commissions

Les Commissions permanentes statutaires sont :

1. La Commission « COMMUNICATION » ;

2. La Commission « TECHNIQUE » .

Le Comité peut, en outre, instituer toute Commission non statutaire, temporaire ou non. Sur invitation du Président de la Commission, des personnes étrangères à l’Association peuvent faire temporairement partie d’une Commission. Le Comité peut décider de la dissolution de toute Commission non statutaire.

Le Président de chaque Commission est désigné au sein de chaque Commission.

L’inscription des Membres aux différentes Commissions est libre.

Les Commissions font rapport au Comité qui statue sur leurs propositions.

Modification des Statuts

Article 24.      Modification des statuts

Toute demande de modification aux présents statuts doit être portée devant le Comité, qui décide s’il y a lieu de la soumettre à la délibération et/ou au vote de la plus prochaine Assemblée Générale suivant les dispositions de l’Article 18 et de l’Article 19.

Dissolution de l’association

Article 25.      Dissolution de l’Association

La dissolution de l’Association ne peut être décidée, après avis favorable du Comité que par une Assemblée Générale Extraordinaire convoquée spécialement à cet effet conformément aux dispositions de l’Article 18 et de l’Article 19.

En cas de dissolution et sur proposition du Comité, l’Assemblée Générale Extraordinaire décide de l’attribution de l’actif net et désigne un ou plusieurs liquidateurs chargés de la liquidation des biens de l’Association.

Article 26.      Entrée en vigueur

Les présents statuts, arrêtés en Assemblée Générale Ordinaire du trente juin deux mille vingt-deux (30/06/2022) entrent en vigueur immédiatement.

A Paris, le trente juin deux mille vingt-deux (30/06/2022)